Business File: software di gestione documentale

Le funzioni di Business File

Classificazione e archiviazione documenti elettronici

Gestione associazione

Creazione fascicoli automatici

Associazione categorie

La soluzione perfetta per l’archiviazione documentale

In virtù della sempre maggiore digitalizzazione delle imprese, risulta oggi necessario che tutte le aziende si muniscano di uno strumento informatico che permetta loro di archiviare in modo efficiente i numerosi documenti e file aziendali. Business File di NTS nasce proprio per fornire alle aziende un software di gestione documentale che permetta di gestire e organizzare grandi quantità di informazioni in modo semplice e intuitivo.

Il software di archiviazione digitale è in grado di occuparsi della gestione dei file generati e ricevuti e di disporre di una piattaforma in cui sia possibile cercare e ottenere documenti indipendentemente da dove questi siano stati memorizzati. La conservazione dei documenti può essere effettuata mediante utilizzo di servizi in cloud oppure in house.

Se stai cercando un’architettura informativa che permetta di organizzare e gestire in modo semplice i documenti aziendali necessari quotidianamente, Business File è il software che fa al caso tuo e della tua azienda!

Perché scegliere Business File

Sono numerose le ragioni che dovrebbero spingere un’azienda a valutare Business File. Questo software di archiviazione elettronica dei documenti, perfettamente integrato all’interno del software gestionale ERP Business cube, può essere utilizzato sia in autonomia che integrato con altri sistemi informativi, in modo tale da espanderne ulteriormente le funzionalità.

Il modulo permette di archiviare, organizzare, classificare, fascicolare, trovare e condividere qualsiasi file che sia presente nella rete locale o accessibile mediante internet. Per garantire una semplicità di uso maggiore e una maggiore flessibilità dello strumento è stata prevista anche l’APP dedicata, grazie alla quale si possono acquisire e sfogliare i documenti anche mediante tablet e/o smartphone.

Vi sono tre modalità che permettono l’archiviazione documentale.

  1. Quella manuale prevede che sia l’utente a scegliere una categoria, mentre il sistema proporrà la visualizzazione del documento e l’inserimento dei campi di input per la sua indicazione all’interno del sistema.
  2. Quella automatica, resa possibile grazie all’integrazione dell’ERP, permette di generare in modo automatico un documento elettronico e archiviarlo e indicizzarlo automaticamente mediante un set di dati della registrazione.
  3. Quella massiva prevede che il software acquisisca tutte le informazioni necessarie all’archiviazione e classificazione del documento aziendale mediante la lettura di un codice a barre.

Scegliendo Business File sarai in grado di aumentare in modo significativo l’efficienza aziendale, aumentare la velocità e precisione nella ricerca documentare, diminuire i costi di gestione dargli archivi e aumentare la sicurezza e protezione dei tuoi documenti aziendali, rendendoli disponibili in base a livelli di accesso differenziati.

Moduli e integrazioni

Business File, oltre ad essere integrato nella suite di Business Cube, vanta due moduli che ne ampliano le funzionalità e lo rendono uno dei software di gestione documentale più efficienti del mercato.

Grazie al modulo Privacy e GDPR, è possibile configurare l’autenticazione degli utenti, criptare i documenti, gestire scadenze e cancellare facilmente e definitivamente i documenti nel rispetto del diritto all’oblio. Al fine di tracciare login e logout degli utenti e le operazioni effettuate (inserimento, indicizzazione, modifica, cancellazione, visualizzazione, stampa e download) sono state previste due differenti tipologie di log.

Grazie al modulo “Fattura Elettronica PA/TP”, anche la gestione delle fatture elettroniche non sarà più un problema, perché l’intero ciclo di fatturazione è perfettamente integrato al software ERP Business Cube o integrabile ad altre soluzioni gestionali tramite un potente SDK. Generazione, organizzazione, gestione e archiviazione delle fatture in file XML sarà quindi permesso grazie all’integrazione fra i due moduli.

Richiedi maggiori informazioni o scarica la demo!

Informativa form "Contatti"

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo sul trattamento dei dati personali (GDPR – Reg. U.E. 679/16)

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/16, le vengono fornite le seguenti informazioni sul trattamento che potrà avere luogo a seguito della compilazione e dell’invio dei dati presenti nel modulo che state per completare.

Titolare del trattamento è Sistemi Contabili Spa, con sede legale in via Capitelvecchio n. 20 – 36061 Bassano del Grappa (VI), contattabile all’indirizzo e-mail: info@sistemicontabili.it.

I dati presenti nel modulo saranno utilizzati, a seguito della sua espressione del consenso al trattamento dei dati personali, per le seguenti finalità:

  • Per rispondere ai quesiti formulati ovvero alle richieste di informazioni avanzate al titolare;
  • Facoltativamente per inviare la newsletter e/o le comunicazioni promozionali del titolare.

Le predette finalità saranno perseguite a seguito della sua facoltativa espressione del consenso con le modalità indicate nella pagina di raccolta dei suoi dati.

Le ricordiamo che i dati contraddistinti dal simbolo * (asterisco) dovranno essere forniti per poter usufruire dei servizi che intende richiedere; se tali dati non venissero compilati potrebbe non essere possibile fornirle tali servizi ed i dati stessi potrebbero non essere acquisiti, come potrebbe essere indicato in fase di compilazione. La compilazione degli altri dati presenti nel modulo è facoltativa e lei è libero di valutare se compilarli o meno.

Potranno venire a conoscenza dei dati da lei comunicati gli addetti al trattamento del titolare coinvolti nello svolgimento dei servizi da lei richiesti o nella gestione tecnica del sito (limitatamente ai casi in cui ciò si dimostri indispensabile) ed eventuali soggetti terzi convolti nello svolgimento delle medesime attività in qualità di responsabili del trattamento.

Oltre a ciò, i dati comunicati non saranno oggetto di comunicazione a terzi, restando conosciuti solo all’interno dell’azienda.

I dati saranno conservati fino al compimento dei servizi richiesti o alla sua richiesta di cancellazione, e, in caso di necessità organizzative o di obblighi normativi, potranno essere conservati in archivi specifici per il periodo strettamente necessario a tali scopi.

Le ricordiamo la facoltà di esercizio del diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del trattamento che la riguarda e di opporsi a tale trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; potrà esercitare tali diritti utilizzando il dato di contatto sopra riportato. Il consenso manifestato potrà essere revocato in qualsiasi momento contattando il titolare all’indirizzo emali indicato o utilizzando le modalità indicate dagli strumenti utilizzati per il trattamento.

Le ricordiamo inoltre la facoltà di rivolgersi per presentare un reclamo all’Autorità di controllo, in Italia rappresentata dal Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Informazioni ulteriori sul titolare del trattamento e sulle modalità di svolgimento dei trattamenti conseguenti alla navigazione in questo sito sono consultabili alla pagina in cui viene presentata la Privacy Policy del sito stesso.

Attenzione: il giorno 2 GENNAIO 2024 il portale assistenza sarà in manutenzione. Per aprire un ticket inviare una mail ad
assistenza@sistemicontabili.it

Privacy policy

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo sul trattamento dei dati personali (GDPR – Reg. U.E. 679/16)

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/16, le vengono fornite le seguenti informazioni sul trattamento che potrà avere luogo a seguito della compilazione e dell’invio dei dati presenti nel modulo che state per completare.

Titolare del trattamento è Sistemi Contabili Spa, con sede legale in via Capitelvecchio n. 20 – 36061 Bassano del Grappa (VI), contattabile all’indirizzo e-mail: info@sistemicontabili.it.
I dati presenti nel modulo saranno utilizzati, a seguito della sua espressione del consenso al trattamento dei dati personali, per le seguenti finalità:

– Per inviare la newsletter e/o le comunicazioni promozionali del titolare.

La predetta finalità sarà perseguita a seguito della sua facoltativa espressione del consenso con le modalità indicate nella pagina di raccolta dei suoi dati.

Le ricordiamo che i dati contraddistinti dal simbolo * (asterisco) dovranno essere forniti per processare la sua richiesta di iscrizione, come indicato in fase di compilazione.

Potranno venire a conoscenza dei dati da lei comunicati gli addetti al trattamento del titolare coinvolti nello svolgimento dei servizi da lei richiesti o nella gestione tecnica del sito (limitatamente ai casi in cui ciò si dimostri indispensabile) ed eventuali soggetti terzi convolti nello svolgimento delle medesime attività in qualità di responsabili del trattamento.

Oltre a ciò, i dati comunicati non saranno oggetto di comunicazione a terzi, restando conosciuti solo all’interno dell’azienda.

I dati saranno conservati fino al compimento dei servizi richiesti o alla sua richiesta di cancellazione, e, in caso di necessità organizzative o di obblighi normativi, potranno essere conservati in archivi specifici per il periodo strettamente necessario a tali scopi.

Le ricordiamo la facoltà di esercizio del diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del trattamento che la riguarda e di opporsi a tale trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; potrà esercitare tali diritti utilizzando il dato di contatto sopra riportato. Il consenso manifestato potrà essere revocato in qualsiasi momento contattando il titolare all’indirizzo emali indicato o utilizzando le modalità indicate dagli strumenti utilizzati per il trattamento.

Le ricordiamo inoltre la facoltà di rivolgersi per presentare un reclamo all’Autorità di controllo, in Italia rappresentata dal Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Informazioni ulteriori sul titolare del trattamento e sulle modalità di svolgimento dei trattamenti conseguenti alla navigazione in questo sito sono consultabili alla pagina in cui viene presentata la Privacy Policy del sito stesso.